Polski

Organizacja eventów – jak profesjonalnie przygotować wydarzenie i na co zwrócić szczególną uwagę?

Organizacja eventów wymaga ustalenia dokładnego planu działania, inwencji twórczej i przygotowania się na różne ewentualności. Chcesz wiedzieć, z jakich etapów powinien składać się plan eventu i na co zwrócić uwagę? Czytaj dalej i znajdź odpowiedzi na nurtujące Cię pytania!

Organizacja eventów to przyjemne, choć czasochłonne zadanie, wymagające skupienia i opracowania precyzyjnego planu. Na czym polega profesjonalna organizacja eventu? O czym należy pamiętać i co zrobić, by wydarzenie wzbudziło zainteresowanie i przyciągnęło jak największą grupę odbiorców? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w treści naszego artykułu, do lektury którego serdecznie zachęcamy! 

Organizacja eventu – jak zacząć?

Jednym z najważniejszych etapów przy organizacji eventów jest ustalenie budżetu. To od niego zależeć będzie wielkość wydarzenia i atrakcje, na jakie będziecie, jako firma, mogli sobie pozwolić. Warto już na wstępie ustalić pewne widełki, których nie będziecie przekraczać. Takie granice pomogą uniknąć sytuacji, w której koszty związane z organizacją eventu przewyższają uzyskane dochody. Warto także mieć w zanadrzu dodatkowe środki na wypadek nagłych, nieprzewidzianych wydatków – to również powinno znaleźć się w planie. Nigdy nie wiadomo, kiedy pojawi się jakiś problem techniczny wymagający zakupu nowych sprzętów nagłaśniających czy konieczność przeniesienia imprezy pod dach ze względu na kiepską pogodę.

Na czym polega profesjonalna organizacja eventów?

Profesjonalna organizacja eventów nie byłaby możliwa bez ustalenia precyzyjnego i przemyślanego planu. Harmonogram jest bardzo ważny, bo pomaga uporządkować działania organizacyjne i podzielić je na etapy. Biorąc pod uwagę charakter imprezy i grupę docelową, możesz określić i zaplanować takie elementy, jak:

  • catering – rodzaj serwowanych dań będzie się różnił w zależności od tego, czy organizowanym eventem będzie bankiet dla biznesmenów czy koncert plenerowy. Warto korzystać z pomocy profesjonalnych firm cateringowych lub pomyśleć o współpracy z właścicielami lokalnych foodtrucków;
  • miejsce – przyjęcia masowe zazwyczaj odbywają się na świeżym powietrzu, natomiast eventy firmowe czy klubowe warto umiejscowić w zadaszonym, dobrze klimatyzowanym pomieszczeniu, np. sali bankietowej. Zbadaj także, czy wybrane miejsce jest dostatecznie dobrze skomunikowane – nie każdy uczestnik eventu będzie zmotoryzowany;
  • czas – ważne jest, by organizowany event nie zbiegał się czasowo z innymi wydarzeniami. Takie „kolizje” mogą zmniejszyć liczbę uczestników. Pora dnia ma także znaczenie, szczególnie gdy oferta kierowana jest do danej grupy wiekowej, np. imprezy dla dzieci organizuje się wczesnym popołudniem, natomiast koncerty odbywają się w weekend w godzinach wieczornych;
  • sprzęt – nagłośnienie, oświetlenie, dodatkowe gadżety, takie jak np. dmuchane zamki czy chociażby miejsca do siedzenia – o to wszystko należy zadbać przy organizacji eventów.

Organizacja eventów – formy promocji, które zapewnią wysoką frekwencję

Jak promować event, by wzbudzić zainteresowanie wydarzeniem i zachęcić do udziału jak największą liczbę uczestników? Przede wszystkim warto najpierw określić grupę docelową imprezy: czy są to ludzie młodzi, słuchający jakiegoś gatunku muzycznego, dzieci, które uwielbiają bajki, a może członkowie klubu książki? W zależności od zainteresowań i charakteru grupy, do której kierujesz ofertę, różne będą także kanały informacyjne. 

Organizacja eventów a wydarzenie na Facebooku

Organizacja eventów w dużej mierze opiera się na nagłaśnianiu i reklamowaniu wydarzenia. Obecnie ciężko sobie już wyobrazić jakąś imprezę, która nie ma założonego wydarzenia na Facebooku. Zamieszczenie informacji w mediach społecznościowych, takich jak Facebook czy Instagram pomaga dotrzeć do dużej grupy odbiorców potencjalnie zainteresowanych organizowanym eventem. Im więcej kanałów komunikacyjnych, tym lepiej – to gwarancja lepszego rozgłosu.

Organizacja eventów a reklama na Facebooku

Samo założenie wydarzenia na FB to nie wszystko. Po założeniu strony na FB eventu, warto dotrzeć do jego potencjalnych uczestników za pośrednictwem reklamy sponsorowanej. Korzystając z Facebook Ads, można precyzyjnie ustalić ich profil na podstawie danych demograficznych, wieku czy zainteresowań. Dzięki temu jest większa szansa, że odbiorcy, do których dotrze informacja o organizowanym evencie, faktycznie się nim zainteresują i zainwestują w bilety.

Organizacja eventów a artykuły sponsorowane

Dobrym pomysłem może być również inwestycja w artykuły sponsorowane w poczytnych portalach tematycznych o tematyce kulturalnej czy z innej branży, która koresponduje z niszą wydarzenia. To kolejny skuteczny sposób na dotarcie do osób, które faktycznie mogą zainteresować się wydarzeniem. Treść oczywiście powinna być oznaczona jako sponsorowana. Istnieje jednak wiele ciekawych sposobów na wplecenie w nią reklamy organizowanego eventu w nieoczywisty sposób, bez kamuflowania jej sponsorowanego charakteru. Można pozostawić to w gestii dziennikarza, lub samemu przygotować tekst do publikacji – wszystko zależy od poczynionych ustaleń.

Tradycyjne metody promocji organizowanego wydarzenia

Oczywiście, w przypadku gdy wydarzenie jest przeznaczone dla osób starszych, promocja eventu w sieci nie może być jedyną opcją. Rozdawanie ulotek na mieście jest nadal skuteczną formą reklamowania organizowanych eventów. Jeszcze lepiej sprawdzają się plakaty rozwieszone w widocznych miejscach. 

Organizacja eventów a sprzedaż biletów 

Organizacja eventów wiąże się w wielu przypadkach z koniecznością sprzedaży biletów. Najłatwiej zrobić to przez Internet, szczególnie gdy do dyspozycji jest nowoczesne narzędzie Gizmi. Dzięki tej platformie chat-commerce cały proces kupna-sprzedaży biletów odbywa się w okienku najpopularniejszego komunikatora na świecie, czyli Messengera. To duże ułatwienie dla organizatorów eventów i ogromna wygoda dla klientów – nie muszą zakładać kont na stronach internetowych ani klikać w podejrzane linki. Mogą także komunikować się z organizatorem eventu lub osobą wyznaczoną do kontaktu bezpośrednio w okienku Messengera. Dowiedz się, na czym polega chat-commerce i przekonaj się, że organizacja eventów może być jeszcze prostsza!

Organizacja eventów nie zapomnij także o stacjonarnych punktach sprzedaży biletów! 

Sprzedaż biletów przez Internet sporo ułatwia – zarówno z perspektywy organizatorów eventu, jak również uczestników. Dokonywanie zwrotów i reklamacji staje się znacznie sprawniejsze. Jednocześnie, dystrybucja online tnie wiele kosztów organizacyjnych i pozwala oszczędzić sporo czasu. Warto jednak zapewnić klientom alternatywę. Organizacja eventów powinna uwzględniać potrzeby wszystkich potencjalnych uczestników wydarzenia, dlatego różnorodność opcji to podstawa – również w przypadku biletów. Dystrybucja w wyznaczonych punktach biletów w formie papierowej gwarantuje dostęp do wydarzenia każdemu – również osobom starszym czy niekorzystającym swobodnie z Internetu.

Organizacja eventów to zadanie złożone i wieloetapowe. Plan eventu powinien być naprawdę szczegółowy i dopięty na ostatni guzik, jeśli chcemy, by wydarzenie przyciągnęło tłumy. Nie można pominąć żadnego kluczowego etapu, począwszy od określenia budżetu i grupy docelowej, przez charakterystykę wydarzenia i wstępny szkic przebiegu eventu, po reklamę oraz sprzedaż biletów. Przy organizacji eventów warto wspierać się nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak Gizmi. Zaskocz uczestników, umożliwiając im zakup biletów w ich ulubionym komunikatorze i jednocześnie zwiększ szansę na to, że Twoje wydarzenie okaże się sukcesem! 

 

Masz pytanie? Jesteśmy dla Ciebie!

Dominik

[email protected]

(+48) 881 010 608

klaudia
16 września 2021

Powiązane artykuły